jawaban

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara lain :

1.      Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan.

Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.

2.      Mencatat

Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.

Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.

3.      Mengolah

Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.

Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.

4.      Menggandakan

Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll

5.      Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain.

Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat

6.      Menyimpan

Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan

7.      Melakuan Komunikasi

Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.

Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting

8.      Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.

Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan

9.      Pekerjaan lainnya

Yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.

Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service

Berdasarkan hasil penelitian G.R Terry terhadap perusahaan-perusahaan di AS, persentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah sebagai berikut :

a.       Typing (mengetik)                                     = 24,6%

b.      Calculating (menghitung)                           = 19,5%

c.       Checking (memeriksa)                               = 12,3%

d.      Filling (menyimpan)                                  = 10,2%

e.       Telephoning (menelepon)                          =   8,8%

f.       Duplicating (menggandakan)                     =   6,4%

g.       Mailing (persuratan)                                   =   5,5%

h.      Other (lain-lain)                                         = 12,5%

Total                                        = 100%

jawaban

Pengertian Pekerjaan Kantor

Umumnya, pekerjaan kantor disebut juga clerical work (pekerjaan tulis) atau paper work (pekerjaan kertas). Di Indonesia pekerjaan kantor sering disebut dengan pekerjaan tata usaha atau administrasi.

Berikut beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut beberapa ahli :

1.      George R. Terry :

Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

2.      William Leffingwell dan Edwin Robinson :

Pekerjaan kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.

3.      Geoffrey Mills dan Oliver Standingford :

Pekerjaan kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan.

Kesimpulan :

Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama /pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan dibidang tulis-menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan.

Dengan kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap organisasi/ perusahaan mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai tingkatan terendah.

jawaban

A.     Pengertian Administrasi Kantor

Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor).

Pengertian manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli :

1.      William Spriegel dan Ernest Davies

Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti  transportasi, manufacturing, pergudangan dan penjualan.

2.      George R. Terry

Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3.      Arthur Granger

Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dan perekaman dari suatu organisasi.

4.      William Leffingwell dan Edwin Robinson

Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan.

jawaban

A.     Pengertian Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja.

Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.

jawaban

B.     Unsur-unsur Administrasi

1.      Pengorganisasian

Merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.      Manajemen

Merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

3.      Tata Hubungan

Merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerjasama.

4.      Kepegawaian

Merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

5.      Keuangan

Merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.

6.      Perbekalan

Merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerjasama.

7.      Tata usaha

Merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

8.      Perwakilan /humas

Merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerjasama yang dilakukan.

jawaban

a. Apa pengertian administrasi

Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3).
Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2) Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman (dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama.
Sondang P.Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.
Dalam kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran (Office Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. (http://jainiyubmee.blogspot.com/2011/06/administrasi-perkantoran.html)

b. sebutkan faktor administras